Automatisation des processus par la robotique (APR) – Une innovation avant-gardiste

Les opportunités que l’automatisation présente pour l’audit interne

Les propriétaires et les actionnaires d’entreprises désirent constamment accroître la productivité et l’efficacité de leurs organisations. Au même moment, au sein des organisations, on assiste à une guerre de talents ainsi qu’à un manque criant de main d’œuvre. Le talent désiré dans votre entreprise consiste en du personnel qualifié à la recherche d’un travail significatif comme facteur de motivation. Une étude réalisée par Gartner suggère que, plus que jamais, les gens veulent que leurs employeurs reconnaissent leur valeur et qu’un travail aux objectifs bien définis est essentiel pour s’épanouir. C’est la valeur que les employés s’attendent à recevoir de leur employeur . En outre, les progrès technologiques axés sur la transformation numérique, les attentes des clients et la mondialisation ont renforcé la nécessité d’une productivité et d’une efficacité accrues .

De nombreuses organisations se tournent vers l’automatisation des processus par la robotique (APR) pour relever ces défis. L’APR utilise un logiciel configuré pour reproduire les interactions des humains avec les ordinateurs dans le but d’automatiser les tâches répétitives, standardisées, balisées et à volume élevé. Gartner prévoit que 90 % des grandes organisations dans le monde auront adopté l’APR sous une forme ou une autre d’ici 2022, car elles cherchent à renforcer numériquement les processus opérationnels essentiels grâce à la résilience et à l’évolutivité, tout en recalibrant le travail humain et les efforts manuels .

Bien que certaines formes d’automatisation existent depuis l’adoption généralisée des ordinateurs, l’APR d’aujourd’hui tire parti des technologies émergentes telles que l’apprentissage machine et l’intelligence artificielle. De nos jours, les logiciels d’automatisation peuvent accomplir des fonctions humaines complexes et dirigées telles que l’interprétation, la classification, la prise de décision, l’action et l’apprentissage.

Grâce à la capacité d’automatiser un large éventail de processus, l’automatisation a permis à de nombreuses organisations de constituer une force de travail numérique. Les progrès de l’automatisation profitent à un large éventail d’organisations de toute taille, ainsi que de secteurs et d’unités fonctionnelles au sein d’une organisation, y compris le service d’audit interne.

Avantages de l’automatisation des processus par la robotique

Pour réaliser des gains de productivité et d’efficacité en plus d’offrir une expérience à valeur ajoutée dont les gens s’attendent de leur employeur, les entreprises doivent opérer une transformation numérique et tirer parti de l’automatisation pour évoluer et innover. L’automatisation des processus opérationnels à l’aide de robots logiciels (ou « robots ») permet aux entreprises :

• D’accroître la productivité et l’efficacité en :
  • Réduisant le risque d’erreurs transactionnelles et de traitement;
  • Augmentant la capacité et en optimisant les flux de travaux (infrastructure évolutive);
  • Économisant du temps et des efforts, car un robot fonctionne 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et 365 jours par année;
  • Permettant de réaliser des économies, puisque les robots fonctionnent plus efficacement.

• D’améliorer l’expérience de travail des employés en :
  • Automatisant les tâches répétitives, usuelles et balisées;
  • Permettant aux employés de se concentrer sur des tâches plus significatives, à valeur ajoutée, stratégiques et stimulantes.

Quelles sont les incidences de l’automatisation des processus par la robotique sur l’audit interne?

Bien que l’APR présente de nouvelles méthodes novatrices pour permettre à l’entreprise de relever les défis liés à la productivité et à la mobilisation de la main-d’œuvre, elle peut également introduire de nouveaux risques pour l’organisation que l’audit interne pourra porter à l’attention de la haute direction. De plus, la fonction d’audit interne elle-même n’est pas à l’abri des défis liés à la productivité et à la mobilisation de la main-d’œuvre. Par conséquent, il faut déterminer s’il existe des possibilités de tirer parti de l’APR dans le cadre des processus, procédures et méthodologies d’audit interne. À ce titre, l’APR représente à la fois une opportunité et une occasion incontournable pour les auditeurs internes à travers deux manières distinctes :

• Participation à titre de prestataire d’assurance à valeur ajoutée et de conseiller de confiance de l’entreprise afin d’aider l’organisation à atténuer les risques liés à l’APR;
• Utilisation de l’APR pour améliorer l’efficacité de l’audit interne.

Participation à titre de prestataire d’assurance à valeur ajoutée

L’audit interne joue un rôle essentiel dans la prise en compte des répercussions des processus automatisés et de la technologie d’automatisation sous-jacente en considérant l’impact sur la gouvernance, les risques et le contrôle interne. Comme les processus opérationnels sont automatisés, l’environnement de contrôle de l’organisation devra refléter ces changements. Une excellente compréhension de la manière dont l’automatisation est utilisée est essentielle pour les responsables des processus et la fonction d’audit interne, car les risques associés qui émergent vont inévitablement évoluer et introduire de nouveaux risques. L’audit interne joue un rôle crucial pour s’assurer que l’organisation gère les risques liés à l’automatisation et que la haute direction a mis en œuvre les contrôles appropriés pour gérer ces risques.

Participation à titre de conseiller de confiance

Une partie de la responsabilité de l’audit interne consiste à fournir des conseils et des informations stratégiques. En aidant l’organisation à identifier, comprendre et contrôler les risques liés à l’APR, les auditeurs internes peuvent se positionner en tant que conseillers de confiance à valeur ajoutée dans les situations suivantes :

• Veiller à ce que les risques et les répercussions sur le cadre de gouvernance et les contrôles internes de l’organisation soient identifiés très tôt en s’impliquant aussitôt que l’organisation entreprend son parcours d’automatisation.
• Conseiller la direction sur sa prise en compte des risques, surveiller les contrôles et faciliter l’examen des leçons apprises dans le cadre des activités postérieures à la mise en œuvre.
• Contribuer à l’identification des opportunités d’automatisation et fournir des recommandations sur l’ordre de priorité des processus qui sont des candidats idéaux pour l’automatisation.
• Effectuer des examens de l’efficacité des processus en vue de recommander des opportunités d’optimisation de processus avant qu’un processus soit automatisé. L’automatisation d’un « mauvais » processus ou d’un processus inefficace entraînerait une perte de temps, de coûts et d’efforts.
• Participer au processus de sélection des fournisseurs en veillant à ce que les fournisseurs qualifiés soient pris en considération et en s’assurant que le logiciel d’automatisation s’aligne sur les systèmes existants et l’infrastructure de l’organisation.

Un examen plus approfondi du point de vue des contrôles et des risques

Les sphères d’activités dont les auditeurs internes doivent tenir compte lorsqu’ils auditent des technologies d’automatisation sont les suivantes :

• Gouvernance– Un programme d’automatisation des processus par la robotique devrait disposer d’une structure de gouvernance solide pour déterminer la propriété, assurer la surveillance et définir les rôles et les responsabilités. L’audit interne devrait veiller à ce qu’une structure de gouvernance, un cadre et des politiques connexes appropriés soient en place et respectés.
• Gestion des accès– La collaboration entre les auditeurs internes et les principaux intervenants est essentielle à la compréhension des processus opérationnels à un niveau holistique et granulaire afin de discerner le risque d’accès non autorisé au programme d’automatisation.
• Journaux de tâches– Le logiciel d’automatisation doit produire des journaux de tâches qui enregistrent les actions prises par le robot pour fournir un historique de transactions complet.
• Efficacité– Quels sont les contrôles en place pour veiller à ce que l’efficacité du programme d’automatisation soit surveillée et s’assurer que le programme fonctionne comme prévu pour atteindre les objectifs du processus opérationnel? La direction a-t-elle envisagé d’utiliser des outils de surveillance ou des indicateurs clés de performance pour s’assurer que le programme d’automatisation fonctionne efficacement?
• Optimisation du processus sous-jacent– Le processus sous-jacent est-il optimisé et fonctionne-t-il efficacement? L’automatisation d’un processus qui n’est pas optimisé, qui comporte des étapes redondantes ou qui ne fonctionne pas efficacement peut entraîner des remaniements et des coûts supplémentaires à long terme. Il ne faut pas supposer que les processus manuels existants sont conformes aux politiques et aux procédures ou qu’ils sont prêts à être automatisés en raison des gains d’efficacité sous-jacents.
• Perte de données– Les sauvegardes sont-elles effectuées conformément à la tolérance au risque de l’organisation? L’audit interne doit tenir compte des risques et des contrôles entourant la perte potentielle de données.
• Continuité des opérations– L’audit interne doit déterminer si la technologie d’automatisation dispose de contrôles adéquats pour la continuité des opérations critiques si les systèmes d’automatisation des processus ne sont pas disponibles.
• Gestion des changements– Existe-t-il une politique de gestion des changements et est-elle respectée? Les équipes d’audit interne devraient veiller à ce que les processus et les procédures de gestion des changements soient mis en œuvre et respectés, y compris les plans de communication avec les intervenants.
• Traitement des exceptions– Existe-t-il un processus documenté de triage des problèmes qui pourraient survenir? Des outils sont-ils en place pour alerter automatiquement lorsqu’un traitement des erreurs est nécessaire? Les auditeurs internes doivent déterminer si des journaux d’erreurs ou d’exceptions sont produits et si une personne les examine ou non.
• Exhaustivité, exactitude et intégrité des données– Existe-t-il des contrôles pour veiller à ce que les robots continuent de fonctionner comme prévu et à ce que les données traitées restent complètes, exactes et conservent leur intégrité?

À mesure que les initiatives d’automatisation évoluent, la fonction d’audit interne d’une organisation devra continuer d’évaluer les risques connexes dans le cadre de ses activités d’évaluation.

Comment l’audit interne peut-il utiliser l’automatisation des processus pour réaliser des gains d’efficacité?

Pour les fonctions d’audit interne, il peut s’avérer difficile d’obtenir les budgets nécessaires et le soutien de la haute direction et du CA pour justifier les dépenses liées aux nouvelles technologies telles que les outils d’automatisation. Toutefois, l’APR peut être utilisée pour réaliser des gains d’efficacité et améliorer la couverture des audits.

Quelle est la meilleure façon pour les auditeurs internes de faire valoir leurs arguments? Voici quelques cas d’automatisation des processus pour la fonction d’audit interne afin de démontrer l’importance d’une plus grande efficacité pour se concentrer sur davantage d’activités à valeur ajoutée.

• Évaluation des risques, importance et délimitation de l’étendue– L’automatisation peut être utilisée pour extraire des données afin de déterminer leur criticité et/ou leur matérialité. Pour ce faire, on peut effectuer des comparaisons à d’autres sources de données internes ou tierces (c.-à-d. les données du marché). L’automatisation peut également être utilisée pour identifier les anomalies dans les transactions et les processus afin de déterminer la portée d’intervention et se concentrer sur les domaines qui présentent un risque plus élevé. L’automatisation des processus peut permettre de suivre les principaux indicateurs de risques identifiés lors de l’évaluation annuelle.
• Test de 100 % de la population– Grâce à des tests informatisés, l’automatisation des processus peut permettre l’examen et les tests sur des populations de données entières, tandis que les auditeurs internes peuvent se concentrer sur les exceptions ou les anomalies identifiées par le robot. Cela permettra à la direction d’avoir une plus grande assurance que les contrôles critiques sont conçus et fonctionnent efficacement.
• Remplir les documents de travail– L’automatisation des processus peut permettre de préremplir certains documents d’audit tels que les matrices de tests, les attributs de tests et les modèles de documents de travail.
• Automatisation des tests– L’automatisation peut être utilisée pour les procédures d’audit répétitives et usuelles.
• Production de rapports– Habituellement, la fonction d’audit interne doit créer différentes versions de rapports pour divers intervenants. L’automatisation des processus peut aider à automatiser les activités de production de rapports et de tableaux de bord.
• Audit en continu– Au lieu de rencontrer les entités ou secteurs audités à une période intermédiaire ou à la fin d’une période, l’automatisation peut effectuer des audits en continu tout au long de l’année et fournir des résultats de tests en temps réel, ce qui réduit le travail sur le terrain à la fois pour les auditeurs et les audités.

Dans l’ensemble, les équipes d’audit interne devraient définir clairement leur vision et leur stratégie en matière d’automatisation, en veillant à ce qu’il y ait un rendement du capital investi (RCI) clairement définissable et atteignable. L’utilisation de l’automatisation par la fonction d’audit interne peut :

• Réduire davantage le risque d’audit;
• Identifier et fournir des renseignements plus pertinents sur les anomalies;
• Réduire les erreurs manuelles dans les tests répétitifs et usuels; et
• Permettre de se concentrer sur des activités à plus grande valeur ajoutée telles que l’investigation des anomalies et des causes profondes.

Étant donné le rôle de l’audit interne dans le renforcement des processus de gouvernance, risque et contrôle de l’organisation à un niveau holistique, cette fonction est la mieux placée pour aider l’organisation dans son parcours d’automatisation, dans une perspective d’assurance et de conseil. La compréhension approfondie des processus opérationnels individuels ainsi que des objectifs et de la stratégie globale de l’organisation que détient l’audit interne apporte un point de vue pertinent et une valeur ajoutée sur la la gouvernance et la stratégie supportant l’automatisation, ainsi que sur les faiblesses de l’environnement de contrôle pour faire face aux risques propres à celle-ci.

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1 https://www.gartner.com/en/articles/employees-seek-personal-value-and-purpose-at-work-be-prepared-to-deliver

2 https://www.bdc.ca/fr/articles-outils/strategie-affaires-planification/gerer-affaires/ameliorer-la-productivite-3-strategies

3 https://www.gartner.com/en/documents/4001926/market-share-analysis-robotic-process-automation-worldwi