Automatisation Intelligente
Lorsqu’on envisage « le futur », ce qui nous vient souvent à l’esprit sont les scènes de l’émission The Jetson’s – voitures volantes, vie dans les nuages, domestiques robots – nous y sommes presque d’une certaine façon. Même si les voitures volantes se font encore attendre, l’aide robotisée nous simplifie déjà la vie. Par exemple, notre équipe des Services-conseils en risques de Toronto met au point une gamme de services ayant recours à des robots. Vous avez bien lu, des robots. Le futur est enfin arrivé!
Nous avons rencontré David Lachmansingh, vice-président des Services-conseils en risques pour en savoir un peu plus sur la gouvernance de l’automatisation intelligente.
En bref : l’automatisation intelligente (AI) offre différentes solutions qui misent sur des logiciels (ou des robots) pour accomplir des tâches quotidiennes dans le cadre d’un processus, tâches qui, auparavant, nécessitaient un investissement important de main-d’œuvre.
Voici des exemples courants de l’utilisation de l’AI :
- attribution et retrait des droits d’accès;
- traitement de factures et de commandes;
- service et soutien à la clientèle;
- transfert et gestion des données;
- reconnaissance optique de caractères;
- audit interne et test des contrôles de conformité.
Bien qu’elle semble complexe, l’AI tente essentiellement de remplacer les cas d’erreur humaine dans l’exécution de processus répétitifs de moindre valeur par des solutions systémiques, répétitives et évolutives. Les solutions d’AI peuvent exécuter des tâches répétitives semblables pendant de plus longues périodes, plus rapidement et plus efficacement. Comme les machines sont en mesure d’effectuer de façon indépendante des tâches simples et complexes réalisées par des humains, comme interpréter, décider, agir et apprendre, l’AI s’apparente à de la main-d’œuvre « virtuelle » conçue spécialement pour vos besoins.
Le client gagne 5 200 heures par année en automatisant certaines tâches manuelles.
Richter a déjà contribué au succès et à l’efficacité de clients. L’un de ceux-ci avait chaque jour recours à 36 employés à temps plein, dans ses bureaux situés partout dans le monde, pour extraire manuellement les pièces jointes aux courriels en provenance de fournisseurs. Ces personnes passaient en revue les détails de chaque document, généraient un numéro de bon de commande et fusionnaient les détails des différents types de documents associés à ce bon de commande avant de stocker le document fusionné. Richter s’est associé à un fournisseur d’AI pour automatiser cette fonction de A à Z au moyen de la reconnaissance optique de caractères et de l’apprentissage machine/IA. Le client a gagné 100 heures par semaine (donc 5 200 heures par année!) en automatisant cette tâche. Les personnes qui les exécutaient auparavant ont donc pu être affectées à des tâches à valeur plus élevée.
QUELS ONT ÉTÉ LES AUTRES AVANTAGES? Voici les résultats de cette démarche :
- Gain de 75 % dans le temps d’exécution du processus
- Taux d’exactitude de 100 % des rapports sur l’état d’avancement du traitement
- Taux d’exactitude de 95 % pour le traitement (taux qui augmente continuellement)
- Processus pouvant maintenant être audité
Richter a contribué à la mise en place des contrôles nécessaires pour atténuer les risques liés à l’automatisation. Par exemple, nous avons mis en œuvre le « traitement des exceptions » pour assurer l’exhaustivité du processus robotisé de sorte que si le robot est incapable de traiter une opération, l’opération sera signalée et un employé pourra assurer un suivi et procéder à une investigation de l’exception. Cette mesure sera particulièrement importante lorsque la fonction automatisée sera auditée.
AVEZ-VOUS BESOIN DE L’AI?
Les solutions d’AI ont le potentiel de devenir des moteurs stratégiques clés pour une entreprise. Elles doivent faire partie d’un plan stratégique global pour l’amélioration de l’efficacité dans l’ensemble de l’organisation. Voici quelques facteurs de réussite :
- Établir un cadre de gouvernance et un centre d’excellence pour l’AI
- Préparer un plan de communication
- Veiller à ce que les processus envisagés pour l’AI soient assortis de procédures d’exploitation standard robustes
COMMENT NOUS AIDONS LES CLIENTS MAINTENANT :
- Appui à la mise en place de solutions technologiques de pointe en vue de changer radicalement les infrastructures de TI, et conseils avisés afin d’assurer une gouvernance efficace :
- Plans de communication aux parties prenantes
- Mise sur pied d’un comité d’AI; élaboration de politiques, de directives et de pratiques exemplaires; soutien à la mise en œuvre
- Conception de processus opérationnels; élaboration de feuilles de route et de stratégies.